پرونده های شخصی می توانند به راحتی و به سرعت سازماندهی نشوند. هرچه فایل های شما سازماندهی نشده تر باشند ، یافتن مجدد آنها در آینده سخت تر خواهد بود. برای کمک به سهولت یافتن و حذف پرونده های شخصی ، باید کمی وقت بگذارید و آنها را به درستی سازماندهی کنید. سیستم دقیق مورد استفاده شما بستگی به شما دارد. با این حال ، برخی از روش های اساسی سازماندهی فایل شخصی وجود دارد که می توانید از آنها برای نظم دادن به پرونده های خود استفاده کنید.
مراحل
قسمت 1 از 4: استفاده از روشهای اصلی سازماندهی
مرحله 1. ساده باشید
هدف از ایجاد یک سیستم تشکیل پرونده این است که کارها را برای خود آسان کنید. شما باید از پیچیده یا گیج کننده سیستم خود جلوگیری کنید. ساده نگه داشتن سیستم شما تا آنجا که می توانید به شما کمک می کند تا اسناد مورد نیاز خود را به راحتی پرونده سازی یا بازیابی کنید.
- فقط آنچه را که نیاز دارید ارسال کنید. ذخیره بیش از حد می تواند سیستم شما را کثیف کرده و استفاده از آن سخت باشد.
- از پیچیدگی های بی مورد در سیستم فایل خود اجتناب کنید.
- فایل هایی را که مطمئن هستید دیگر به آنها احتیاج ندارید دور بیندازید.
مرحله 2. از میزان مناسب عمق در سیستم خود استفاده کنید
ممکن است وسوسه انگیز باشد که دسته های مختلف و زیر شاخه های مختلف را برای متناسب سازی فایل های خود ایجاد کنید. با این حال ، ایده خوبی است که فقط دسته بندی های سطح وسیعی ایجاد کنید و فقط از مقادیر مورد نیاز خود استفاده کنید. ایجاد دسته بندی های زیاد می تواند منجر به ایجاد یک سیستم بایگانی ناکافی و ناکارآمد شود. اطمینان حاصل کنید که میزان مناسب عمق سازمانی را در سیستم خود ایجاد کرده اید تا بتواند بدون مشکل کار کند.
- از ایجاد زیرگروه های بیش از حد مفصل برای سیستم خود اجتناب کنید. به عنوان مثال ، "رسیدها ، غذا ، نان" بسیار مفصل و مفید است.
- صرفاً دسته بندی برای رسیدهای ماهانه یا هفتگی ممکن است برای سیستم بایگانی شما مناسب تر باشد.
- داشتن بخشی برای مشتریان و سپس ترتیب آنها به ترتیب حروف الفبا نمونه ای از سطح عمق موثر است.
مرحله 3. پیدا کردن فایل های خود را آسان کنید
سیستم بایگانی شما از داشتن نشانه های بصری آشکار که به شما اطلاع می دهد دقیقاً در کجا چیزی ذخیره شده است ، بسیار سود خواهد برد. آشکار کردن بخش های سیستم فایل شما به شما کمک می کند تا سریعاً یک مورد یا پرونده را در یک مکان مشخص قرار دهید. هنگام برجسته سازی پرونده های خود ، برخی از این نکات را در نظر داشته باشید:
- از پوشه های رنگی برای نشان دادن دسته ها یا بخش های خاص استفاده کنید.
- سعی کنید فهرستی مفید از رنگ ها و دسته بندی هایی که به آنها اختصاص داده اید تهیه کنید.
- از برچسب ساز برای مشخص کردن برچسب فایل های خود استفاده کنید.
- برش پوشه های خود را پیگیری کنید. سعی کنید فقط از یک پوشه برای هر دسته یا بخش استفاده کنید.
مرحله 4. در مورد انواع ظروف فایل مورد نیاز خود فکر کنید
قبل از اینکه بتوانید فایل های خود را سازماندهی کنید ، باید چیزی برای قرار دادن آنها پیدا کنید. اینکه نوع محفظه فایل مورد استفاده شما بستگی به مقدار فایل هایی که باید ذخیره کنید ، میزان اهمیت آنها ، ابعاد اسناد و دفعات دسترسی به آنها بستگی دارد. به برخی از این نکات توجه کنید تا بدانید کدام محتویات فایل برای شما مناسب است:
- اگر به ذخیره اسناد بسیار مهم نیاز دارید ، یک ظرف ذخیره سازی ضد حریق خریداری کنید.
- یافتن مهر آزمایشگاه Underwriters بر روی یک ظرف می تواند نشان دهد که ظرف حدود یک ساعت از آتش شما در آتش با دمای 1700 درجه فارنهایت محافظت می کند.
- برای پرونده های معمولی ، ممکن است بخواهید یک کابینت بایگانی اولیه خریداری کنید. برای پرونده های حساس یا محرمانه ، خرید کابینت بایگانی امن تر یا گاوصندوق را در نظر بگیرید.
- شما باید مطمئن شوید که ظرف پرونده شما دارای فضای کافی برای نگهداری همه پرونده های شما است.
- اگر اسنادی با اندازه غیر معمول دارید ، بررسی کنید که آیا آنها می توانند در محفظه ذخیره سازی شما جا شوند. به عنوان مثال ، اسناد با اندازه قانونی ممکن است بر اندازه پوشه مورد نیاز و ابعاد ذخیره سازی تأثیر بگذارد.
قسمت 2 از 4: سازماندهی اسناد خود
مرحله 1. همه اسناد خود را جمع آوری کنید
قبل از شروع به سازماندهی اسناد خود ، باید مطمئن شوید که همه اسناد خود را پیش روی خود دارید. نگران نحوه سازماندهی یا ترتیب فایل های خود نباشید. در حال حاضر ، همه اسنادی را که فکر می کنید باید ذخیره شوند ، جمع آوری کرده و برای مرتب سازی آماده شوید.
- اسناد قدیمی را که قبلاً مرتب کرده اید بیرون بیاورید. ممکن است بخواهید آنها را مجدداً تنظیم کنید تا با سیستم جدیدی که ایجاد می کنید مطابقت داشته باشد.
- مطمئن شوید که همه اسناد اخیر خود را جمع آوری کرده اید و آماده مرتب سازی هستید.
مرحله 2. فایل های خود را به موارد فعال و بایگانی کنید
هنگامی که پرونده های خود را سازماندهی می کنید ، تشکیل آنها در دو دسته اصلی می تواند مفید واقع شود: فایل های فعال که باید با آنها کار کنید و فایل های بایگانی که باید ذخیره کنید. این به شما کمک می کند تا به فایل هایی که بیشتر از آنها استفاده می کنید دسترسی داشته باشید و فایل هایی را که نیازی به دسترسی فوری به آنها ندارید ، مرتباً ذخیره کنید.
- فایلهای فعال اسنادی هستند که هنوز باید به آنها آدرس دهید ، به آنها اشاره کنید یا در غیر این صورت به آنها دسترسی داشته باشید.
- فایلهای بایگانی اسنادی هستند که در آینده نزدیک به آنها احتیاج نخواهید داشت ، اما همچنان باید آنها را ذخیره کنید.
مرحله 3. دسته های مناسب را برای سیستم خود ایجاد و برچسب گذاری کنید
بعد از اینکه فایل های خود را در یک جا جمع کردید ، می توانید سریع آنها را فهرست بندی کنید. در حین بررسی پرونده های خود ، به دسته بندی های کلی که ممکن است مناسب باشند توجه کنید. این دسته ها را بنویسید تا سیستم سازمانی اولیه ای را که برای فایل های خود استفاده می کنید ایجاد کنید. نگاهی به برخی از این دسته های رایج بیندازید تا بدانید که از کدام دسته می خواهید استفاده کنید:
- سوابق قانونی با زیر شاخه هایی مانند شناسنامه ، گواهی فوت یا اسناد ازدواج.
- اسناد مالی که شامل خلاصه های مالی گذشته ، اطلاعات کارت اعتباری ، گزارش های اعتباری یا خلاصه های مالی سالانه شما می شود.
- سوابق املاک.
- مدارک شخصی مانند مدارک تحصیلی ، سوابق استخدامی ، سوابق درمانی و بیمه نامه.
مرحله 4. اسناد ذخیره سازی طولانی مدت را دور کنید
اسنادی را که به عنوان فایل بایگانی برچسب گذاری کرده اید در ظرف ذخیره طولانی مدت خود قرار دهید. اغلب به این فایل ها دسترسی نخواهید داشت ، بنابراین مطمئن شوید که آنها در دسته بندی مناسب خود در سیستم بایگانی قرار گرفته اند تا بعداً بازیابی شوند. پرونده های بایگانی به احتمال زیاد بیشتر اسناد ثبت شده و سازماندهی شده شما را تشکیل خواهند داد.
- ذخیره سازی طولانی مدت را می توان به دو دسته دیگر تقسیم کرد: پرونده های دائمی و پرونده های "مرده".
- پرونده های دائمی ممکن است شامل اسناد آموزشی ، اسناد استخدامی یا سایر مقالات مهم باشد که ممکن است هنوز به آنها دسترسی داشته باشید.
- پرونده های "Dead" اسنادی هستند که ممکن است دیگر نیازی به دسترسی به آنها نداشته باشید. ممکن است سوابق مالیاتی قدیمی در این دسته قرار گیرد. اما به خاطر داشته باشید که اظهارنامه مالیاتی باید به مدت هفت سال نگهداری شود.
مرحله 5. اسناد فعلی خود را در بخش سند فعال خود قرار دهید
اسنادی که اغلب از آنها استفاده می کنید یا هنوز باید آنها را مرور کنید ، باید در بخش اسناد فعال شما قرار داده شود. این بخش در سیستم بایگانی شما به شما امکان می دهد به سرعت به اسنادی دسترسی پیدا کنید که کاملاً برای بایگانی آماده نیستند. در زیر چهار دسته رایج ترین سند فعال وجود دارد که ممکن است از آنها استفاده کنید:
- اسنادی که هنوز به توجه شما نیاز دارند.
- اسنادی که هنوز باید بخوانید یا مرور کنید.
- صورت حساب هایی که هنوز باید آنها را بپردازید.
- اسنادی که آماده انتقال به ذخیره طولانی مدت هستند.
قسمت 3 از 4: سازماندهی فایل های الکترونیکی
مرحله 1. با دسته بندی های گسترده شروع کنید و سپس دقیق تر شوید
درست مانند پرونده های فیزیکی خود ، می خواهید با گسترده ترین دسته بندی هایی که پرونده های شما در آن قرار می گیرند شروع کنید. به عنوان مثال ، اگر شما یک پیمانکار مستقل هستید ، ممکن است بخواهید پرونده های خود را توسط کارفرما سازماندهی کنید. یعنی برای هر کدام یک پوشه ایجاد کنید. سپس ، باید فایلهای خود را در هر دسته وسیع به دسته های کوچکتر تقسیم کنید. این بدان معناست که پوشه های کارفرمای شما را می توان به پوشه های مختلف حاوی اطلاعات مربوط به هر پروژه با آن کارفرما تقسیم کرد.
- ثابت قدم بودن را در هر گروه وسیع در نظر بگیرید. این امر باعث می شود فایل های شما راحت تر پیدا شوند. به عنوان مثال ، می توانید پوشه فرعی برای هر پروژه حاوی فایل هایی مانند "اسناد پروژه" ، "صورتحساب" و "ارتباطات" باشد.
- در صورتی که به نظر می رسد آسان تر یا مرتبط تر با پرونده های شما باشد ، می توانید پوشه ها را به طور گسترده ای بر اساس سال سازماندهی کنید.
مرحله 2. فایلهایی را که قبلاً ندارید اسکن یا بارگیری کنید
ذخیره همه پرونده های شما به صورت الکترونیکی در یک مکان می تواند مفید باشد. با وجود زمان مورد نیاز ، باید سعی کنید تا آنجا که ممکن است اسناد فیزیکی خود را اسکن کنید تا بتوان آنها را به صورت الکترونیکی ذخیره و پشتیبان گیری کرد. علاوه بر این ، اطمینان حاصل کنید که فایل هایی را که در مکان های دیگر آنلاین نگهداری می شوند بارگیری کنید ، فقط در صورتی که وب سایت میزبان در صورت نیاز مجدد به فایل ها غیرقابل دسترسی شود. این فایلها را مانند سایر موارد سازماندهی کنید.
مرحله 3. نام فایلهای خود را مشخص کنید
نام فایل ها باید به راحتی قابل درک و منحصر به فرد باشد. به این معنا که شما باید بتوانید نام پرونده های خود را مشاهده کرده و بلافاصله بدانید که در آنها چه چیزی موجود است. سعی کنید یک تاریخ ، یک دال پوشه هایی که حاوی فایل هستند ، و یک توصیف کننده جداگانه قرار دهید. به عنوان مثال ، یک پرونده صورتحساب ایجاد شده در ژوئن 2016 برای مشتری X Corp شما ممکن است "0616_XCorp_Invoice_2" نامیده شود. این به شما این امکان را می دهد که بدون در نظر گرفتن زمان باز کردن آن ، دقیقاً بدانید که فایل شامل چه مواردی است.
از هر سیستمی که برای نامگذاری پرونده های خود استفاده می کنید ، فقط مطمئن شوید که این کار را به طور مداوم انجام می دهید. پس از انتخاب سیستم ، به آن پایبند باشید ؛ بازگشت به عقب و تغییر نام همه پرونده های شما بعید خواهد بود
مرحله 4. به طور منظم از فایل های خود پشتیبان گیری کنید
خطر اصلی نگهداری فایل های الکترونیکی این است که اطلاعات شما مستعد از بین رفتن در اثر خرابی کامپیوتر است. با پشتیبان گیری منظم از فایل های خود در سرویس پشتیبان گیری آنلاین ، سی دی یا هارد دیسک خارجی ، برای این کار آماده شوید. اطمینان حاصل کنید که این دستگاه های ذخیره سازی را به همان وضوح که فایلهای خود را برچسب زده اید برچسب گذاری کنید. اگر یک درایو یا سی دی خارجی دارید ، آنها را در مکانی امن و دور از محل سکونت خود قرار دهید تا از تلفات کامل ناشی از آتش سوزی یا بلایای طبیعی جلوگیری کنید.
قسمت 4 از 4: حفظ سیستم پرونده سازی
مرحله 1. با سیستم خود در ارتباط باشید
پس از ایجاد سیستم پر کردن خود ، می خواهید همچنان از آن استفاده کنید. عقب ماندگی بیش از حد ، نادیده گرفتن مواردی که باید بایگانی شوند یا موارد نادرست بایگانی شوند ، همگی می توانند کار سختی را که انجام داده اید خنثی کنند. مطمئن شوید که از سیستم پرونده خود پیروی می کنید تا به کار خود ادامه دهد.
- گهگاه جستجوی فایل هایی که مرتب نیستند می تواند به نظم سیستم شما کمک کند.
- از ثبت اسناد فعال خود در محل ذخیره اسناد بایگانی خود غافل نشوید.
مرحله 2. حذف فایل های قدیمی
برخی از فایلها برای ذخیره طولانی مدت ضروری هستند. با این حال ، سیستم پرونده سازی شما محدود است و از شما می خواهد به طور مرتب پرونده هایی را که دیگر نیازی به آنها ندارید حذف کنید. وجین منظم سیستم فایل شما به نظم و عملکرد صحیح آن سیستم کمک می کند.
- بسیاری از اسناد مالی قدیمی باید سالها ذخیره شوند.
- بودجه های قدیمی ، صورت های مالی یا سیاست های سالانه ممکن است فقط به مدت یک سال ذخیره شود.
- حذف فایل های قدیمی فضا را برای اسناد ورودی ایجاد می کند.
- خلاص شدن از شر فایل هایی که ضروری نیستند ، پیدا کردن اسناد مورد نیاز را آسان تر می کند.
- پرونده های الکترونیکی نیز به همین ترتیب است. اسناد تکراری ، منسوخ یا غیر ضروری را از پروژه های قبلی حذف کنید.
مرحله 3. فایلهای الکترونیکی قدیمی را بایگانی کنید
فایلهای قدیمی که هنوز مرتبط هستند یا ممکن است روزی به آنها ارجاع داده شود بایگانی شوند. این بدان معناست که آنها را دور از سیستم بایگانی استاندارد ذخیره کنید ، اما آنها را سازمان یافته و در دسترس نگه دارید. تنظیم یک دسته گسترده اضافی برای پرونده های بایگانی شده را در نظر بگیرید. فایلهای بلااستفاده را با قالب بندی زیر پوشه آنها دست نخورده به این پوشه منتقل کنید. اگر می خواهید فایل های بایگانی شده را در صفحه فایل خود دور نگه دارید ، سعی کنید "z" را در جلوی نام فایل قرار دهید تا به ترتیب ترتیب فایل های الفبایی شما برسد. به عنوان مثال ، می توانید آن را "z_archive" یا چیزی مشابه بنامید.
مرحله 4. سیستم بایگانی خود را ساده کنید
نظم دادن به پرونده ها و حفظ آنها به این ترتیب می تواند در سازماندهی شخصی شما مفید باشد. با این حال ، همیشه جایی برای بهبود در سیستم پرونده سازی شما وجود خواهد داشت. همانطور که به کار با سیستم پرونده سازی خود ادامه می دهید ، مراقب پیشرفت هایی باشید که می توانید برای موثرتر شدن آن انجام دهید.
- ممکن است بخواهید از دسته هایی که به نظر نمی رسد از آنها استفاده می کنید خلاص شوید.
- دسته هایی که به نظر می رسد بیش از حد استفاده می شوند ممکن است نیاز به دسته بندی های کوچکتر داشته باشند.
