اگر در مطب پزشکی کار می کنید یا تمرینات شخصی خود را شروع می کنید ، تعیین وقت ملاقات با بیمار یکی از مهمترین وظایف شما است. با منظم ماندن برنامه قرار ملاقات ، اطمینان حاصل می شود که هیچ بیمار در سیستم "گم" نمی شود و هم بیماران و هم پزشکان تجربه مطبوعی در مطب خواهند داشت. در همین حال ، افزایش حداکثر بهره وری در برنامه شما به شما امکان می دهد تا قرارهای بیشتری رزرو کرده و درآمد دفتر خود را افزایش دهید.
مراحل
روش 1 از 3: راه اندازی سیستم برنامه ریزی قرار ملاقات
مرحله 1. اجازه دهید بیماران قرارهای خود را بصورت تلفنی ، حضوری و آنلاین رزرو کنند
به این ترتیب ، مطمئن می شوید که بیشترین تعداد بیمار را دریافت می کنید و هیچ بیمار بالقوه ای را که نمی تواند به یک روش خاص قرار ملاقات بگذارد ، از دست نخواهید داد. امکان برقراری نوبت دهی آنلاین به افراد نیز به شما این امکان را می دهد که از دسترسی آنلاین 24 ساعته و 7 روزه استفاده کرده و به بیماران اجازه دهید پس از ساعت کاری نوبت خود را رزرو کنند.
- علاوه بر این کارآیی بیشتر ، بیماران همچنین به طور کلی گزارش می دهند که نسبت به قرار ملاقات تلفنی با برنامه ریزی آنلاین خود احساس راحتی بیشتری می کنند و بار بیشتری از آنها نمی گیرد.
- نرم افزارهای مختلفی برای برنامه ریزی قرار ملاقات آنلاین وجود دارد که می توانید برای استفاده در دفتر خود خریداری کنید. برخی از محبوب ترین نرم افزارها شامل AppointmentPlus ، Booker و Thryv هستند. البته اگر مهارت برنامه نویسی و توسعه دارید ، می توانید نرم افزار زمان بندی خود را بسازید!
مرحله 2 به بیماران چندین گزینه زمانی برای قرار ملاقات خود پیشنهاد دهید
شما باید مطمئن شوید که تا آنجا که ممکن است گزینه های زیادی به بیماران خود بدهید تا آنها بتوانند بهترین زمان بندی را برای برنامه خاص خود انتخاب کنند. این ممکن است بدیهی به نظر برسد ، اما برای خوشحال نگه داشتن بیماران و کاهش احتمال مجبور شدن آنها برای لغو قرار ملاقات به دلیل اختلاف زمانی بسیار مهم است.
به عنوان مثال ، به جای این که از بیمار بخواهید که آیا سه شنبه ساعت 1:00 برای او کار می کند یا نه ، به او این فرصت را بدهید که هر بازه زمانی در دسترس را برای خود انتخاب کند ، مانند سه شنبه از 1: 00-2: 00 ، 2: 00-3: 00 ، یا 4: 00-5: 00
مرحله 3. اطلاعات تماس هر بیمار برنامه ریزی شده را بردارید
شما باید بتوانید با آنها تماس بگیرید تا یک قرار آینده را به آنها یادآوری کند یا رزرو بعدی خود را دوباره برنامه ریزی کنید. اطمینان حاصل کنید که اولین شماره تلفن ، آدرس ایمیل و آدرس پستی شخص را هنگام رزرو نوبت وی درخواست می کنید.
اگر شخص به صورت حضوری یا تلفنی قرار ملاقات می گذارد ، کافی است این اطلاعات را از او بخواهید. اگر قرار ملاقات خود را به صورت آنلاین تعیین کردند ، حتماً قسمتی را در پرتال آنلاین خود برای اطلاعات تماس با بیمار قرار دهید
مرحله 4. یک روز قبل از قرار ملاقات به بیمار یادآوری ارسال کنید
اگر بیماران زمان ملاقات خود را فراموش کرده و حاضر نشوند ، این امر منجر به هدر رفتن زمان زیادی در برنامه شما می شود. استفاده از یادآوری خطر عدم مراجعه بیماران به قرارهای ملاقات را کاهش می دهد و بنابراین از اتلاف وقت جلوگیری می کند.
- تماس یا پیامک به بیماران بهترین نوع یادآوری است ، زیرا آنها بیشتر از آنکه در یک مدت کوتاه ایمیل جدیدی را ببینند متوجه تماس یا پیامک ورودی می شوند.
- استفاده از سیستم یادآوری همچنین ممکن است لغو و برنامه ریزی مجدد قرارهای ناخواسته را افزایش دهد ، که می تواند منجر به احساس کنترل بیشتر بیماران و در نتیجه رضایت بیشتر از زمان ملاقات شود.
مرحله 5. یک برنامه زمان بندی تعیین شده برای دفتر خود داشته باشید
اگر شما تنها مسئول حفظ برنامه قرار ملاقات برای دفتر خود نیستید ، شخصی را استخدام کنید یا تعیین کنید که برنامه ریز اصلی ملاقات باشد. قرار دادن مسئولیت برای تعیین قرار ملاقات با 1 نفر امکان برنامه ریزی منظم تری را فراهم می آورد و منجر به برنامه ای می شود که نیازهای بیمار و ترجیحات پزشکان فردی را بهتر منعکس می کند.
به عنوان مثال ، اگر 1 نفر مسئول برنامه ریزی قرار ملاقات است ، می تواند به جای تقسیم توجه خود به چندین وظیفه ، بر مواردی مانند تطبیق بیماران خاص یا شرایط با پزشکان خاص تمرکز کند
روش 2 از 3: آزمایش بیماران در برنامه
مرحله 1. بیماران را با شرایط یا مشکلات مشابه در یک روز گروه بندی کنید
پزشکان عموماً از مداوای بیماران مشابه قدردانی می کنند ، زیرا این کار به کار آنها ثبات می بخشد و آنها را در ذهنیت پزشکی متمرکزتری قرار می دهد. بنابراین ، سازماندهی برنامه قرار ملاقات شما به این ترتیب هم پزشکان مطب شما را خوشحال می کند و هم به بیماران شما امکان می دهد درمان م effectiveثرتری دریافت کنند.
به عنوان مثال ، اگر چند بیمار در حال برنامه ریزی قرار ملاقات برای بیماری های پوستی در طول یک هفته خاص هستند ، سعی کنید آن را طوری تنظیم کنید که قرارهای آنها همه در همان روز همان هفته باشد
مرحله 2. از اولویت بندی قرارها بر اساس جدیت ، از نمودار تریاژ استفاده کنید
نمودار باید شامل معیارهایی مانند علائم گزارش شده ، فوریت ملاقات و طول ملاقات باشد. وقتی قرار ملاقات جدیدی را به برنامه اضافه می کنید ، به این نمودار مراجعه کنید تا مشخص شود آیا قرار ملاقات را در همان روز ، در چند روز آینده یا در چند هفته آینده رزرو کنید.
- به عنوان مثال ، اگر فردی برای تعیین وقت ملاقات می کند و علائمی مانند درد شدید و تنگی نفس را گزارش می کند ، در اسرع وقت او را در برنامه قرار دهید زیرا وضعیت او می تواند بسیار جدی باشد.
- اگر در برنامه زمانبندی برای ملاقات فوری فرد مبتلا به بیماری فوری وجود ندارد و نیاز به تعویض مجدد ملاقات بیمار دیگر دارید ، همچنین می توانید از نمودار برای تعیین زمان ملاقات ها استفاده کنید.
مرحله 3. از رزرو مضاعف بیماران جدید و بیماران دارای مسائل پیچیده خودداری کنید
این ملاقات ها به زمان و توجه بیشتری نسبت به بیماران برگشتی نیاز دارد. در عوض ، بیماران "در حال کار" را که در کنار بیماران جدید به توجه کمی احتیاج دارند ، برنامه ریزی کنید تا پرستاران بتوانند در حین کار پزشک با بیمار کار ، بررسی اولیه را بر روی بیمار جدید انجام دهند.
- اگرچه رزرو دوگانه از این طریق می تواند به شما در ملاقات بیشتر بیماران در یک روز کمک کند ، اما ممکن است در مواقع پیش آمدن شرایط غیر منتظره با مشکلاتی روبرو شوید. برای جلوگیری از مشکلات پیش رو ، رزرو مضاعف را به حداقل برسانید.
- برنامه ریزی بیماران "در حال کار" همچنین وسیله مناسبی برای آزمایش بیماران بر اساس نیازهای آنها و گذاشتن فضای بیشتر برای افرادی است که مشکلات جدی تری دارند.
مرحله 4. برنامه خود را در مورد نوسانات فصلی در نیازهای بیمار برنامه ریزی کنید
بر اساس اطلاعات جمعیتی مشتریان شما ، احتمالاً تعداد زیادی قرار ملاقات در همان زمان از سال به صورت منظم رزرو می کنید. از تجربیات گذشته برای پیش بینی این نوسانات فصلی استفاده کنید و برای برآوردن نیازهای بیماران ، اتاق کافی در برنامه بگذارید.
- به عنوان مثال ، ممکن است تعداد زیادی از افراد هنگام شروع سال تحصیلی جدید برای فرزندان خود برنامه چکاپ داشته باشند ، که از شما خواسته می شود سعی کنید هر روز قبل و بعد از مدرسه فضا را برای این قرارها بگذارید.
- به طور کلی ، شلوغ ترین زمان سال برای مطب پزشکان شامل شروع سال تحصیلی جدید (یعنی اوت) ، فصل آلرژی (یعنی آوریل-ژوئن) و فصل آنفولانزا (یعنی اکتبر-فوریه) است.
روش 3 از 3: حفظ برنامه ملاقات کارآمد
مرحله 1. یک جدول زمانی هفتگی ایجاد کنید تا برنامه خود را در اطراف سازماندهی کنید
جدول زمانی شما باید شامل اطلاعاتی از جمله تعداد بیمارانی باشد که مطب شما باید در هفته برنامه ریزی کند ، چند ساعت کارکنان می توانند کار کنند و چند روز بیمار می تواند قبل از مراجعه به پزشک منتظر بماند. داشتن این اطلاعات در جدول زمانی شما به شما کمک می کند تا نیازهای بیمار را با نیازهای کارکنان دفتر خود متعادل کنید.
به عنوان مثال ، اگر می دانید که از قبل به اندازه کافی بیماران را برای برآوردن نیازهای مطب خود به مدت یک هفته برنامه ریزی کرده اید ، می توانید برنامه ریزی برای بیمارانی را که شرایط فوری ندارند در هفته آینده اولویت بندی کنید
مرحله 2. از برنامه ریزی موج اصلاح شده برای جلوگیری از تجمع بیمار استفاده کنید
در این مدل زمان بندی ، قرارهای بیمار در نزدیکی شروع ساعت دسته بندی می شود و پایان ساعت باز می ماند. با این نوع برنامه ، فضای باز در پایان ساعت به عنوان یک بافر برای زمانی که قرار ملاقات ها بیش از انتظار می رود یا سایر شرایط پیش بینی نشده بوجود می آید ، عمل می کند.
- مدل برنامه ریزی موج اصلاح شده ، زمان انتظار بیمار را به شدت کاهش می دهد ، در نتیجه منجر به رضایت کلی بیمار می شود.
- اگر در پایان ساعت وقت خالی دارید ، می توانید از آن زمان برای انجام کارهای دیگر در دفتر مانند ثبت اسناد ، تماس تلفنی یا حتی برگزاری جلسات کارکنان استفاده کنید.
مرحله 3. برای جلوگیری از از دست دادن فضای برنامه بعد از لغو ، از لیست انتظار استفاده کنید
در صورت لغو قرار ملاقات قبلی ، با داشتن لیست انتظار ، می توانید بیماران را در آخرین لحظه به برنامه اضافه کنید. این امر زمان و درآمدی را که مطب شما هنگام لغو بیمار از شما از دست می دهد به حداقل می رساند.
لیست انتظار خود را با فرمت دیجیتالی ایجاد کنید و آن را طوری تنظیم کنید که بتوانید با باز شدن شکاف برنامه ، فوراً یک پیام یا ایمیل برای بیماران در لیست ارسال کنید. این بسیار کارآمدتر از تماس تلفنی با بیماران موجود در لیست است
مرحله 4. زمانهای ورود را 20 دقیقه زودتر از زمانهای تعیین وقت تعیین کنید
این کار به کارکنان ایستگاه چکینگ زمان زیادی می دهد تا قبل از قرار ملاقات با پزشک ، تمام اطلاعات لازم را از بیمار جمع آوری کنند. سازماندهی زمان های ملاقات به این ترتیب از انواع تاخیرهایی که می تواند برنامه یک روز را به هم بریزد جلوگیری می کند.
