همه ما می دانیم که سازماندهی در محل کار مهم است ، اما این برای بسیاری از مردم یک مبارزه مداوم است. باور کنید یا نه ، سازماندهی کردن آنقدرها هم که به نظر می رسد دلهره آور نیست. چند راه حل سریع و برخی از راه حل های در حال انجام آن را آسان تر از آنچه فکر می کنید.
مراحل
روش 1 از 4: مدیریت فضا و زمان
مرحله 1. بر فعالیت های خود نظارت کنید
چند روز را صرف نگه داشتن یک مجله یا گزارش فعالیتهای روزانه خود کنید. این به شما کمک می کند تا دقیقاً ببینید چه کاری را انجام می دهید و حتی ممکن است متوجه آن نباشید ، و یک نگاه اولیه به شکاف های سازمانی و بهره وری ارائه می دهد. این تمرین همچنین باید با در نظر گرفتن اهداف اصلی شما انجام شود. از طریق گزارش فعالیت ها ، می توانید ببینید چه فعالیتهایی ممکن است زمان را هدر دهند و کدام فعالیتها می توانند اهداف شما را بیشتر پیش ببرند.
مرحله 2. زمان بهره وری خود را تعیین کنید
برخی از ما افراد صبحگاهی هستیم و برخی از ما از تصور صبح غرق می شویم. ممکن است قبلاً درک کرده باشید که در چه ساعاتی از روز بیشترین بهره وری را دارید. چه عصرها ، صبح ها ، زمان ناهار را ترجیح می دهید یا درست قبل یا بعد از ساعت های پیک روز کاری ، از این زمان ها استفاده کنید تا بهره وری خود را به حداکثر برسانید.
مرحله 3. وظایف خود را اولویت بندی کنید
همه ما می دانیم که برخی از وظایف مهمتر از بقیه هستند ، اما همیشه آنها را بر اساس آن اولویت بندی نمی کنیم. بنابراین یک سیستم رتبه بندی را با پرچم گذاری یا برجسته سازی وظایف مهم ، به عنوان مثال ، توسعه دهید و صادق و انعطاف پذیر باشید. از یادآوری ها ، چه از طریق تقویم دیجیتالی و چه از طریق یادداشت های چسبنده روی رایانه یا میز خود استفاده کنید. بیشتر وقت و انرژی خود را به موارد اولویت دار در لیست خود اختصاص دهید. به عنوان مثال می توان به وظایف حساس به زمان مانند مواردی که در پایان کار یا فردا باید انجام شود ، اشاره کرد. همچنین ممکن است پاسخگویی به مشتریان ، کارفرمایان یا هر کس دیگری که صورت حساب ها را پرداخت می کند در اولویت قرار دهید. و اگر از حساسیت یا اهمیت یک کار مطمئن نیستید ، همیشه خوب است بپرسید.
مرحله 4. کارهای سریع را بلافاصله انجام دهید
لازم نیست همه وظایف اولویت بندی شده و برای زمان اتمام آینده برنامه ریزی شوند. برنامه ریزی یا برنامه ریزی برای برخی وظایف تقریباً به همان اندازه زمان نیاز دارد که برای انجام آنها لازم است. اگر چنین است و می توانید بلافاصله آن کارها را کنار بگذارید ، به هر حال این کار را انجام دهید! انجام سریع کارها نیز به جلوگیری از تعلل کمک می کند.
مرحله 5. مدیریت بی نظمی و مواد کار
میزهای ما به راحتی از مکان های شلوغ به سایت های گردباد می روند و بدیهی است که مانع سازماندهی می شوند. برخی از افراد حتی از یک سیاست فقط برای میز تمیز استفاده می کنند. در حالی که این امر کاملاً ضروری نیست ، برای پاکسازی فضای کاری خود گام هایی بردارید.
- تنش زنی آشغال های خود را در سطل زباله بیندازید و مواد مورد نیاز خود را به صورت سیستماتیک ثبت کنید. تا حد امکان شلوغی را پاک کنید: در زمان استراحت در روزهای کاری ، استراحت یا بین کارها.
- بلافاصله بعد از خودتان نظافت کنید. به این ترتیب در ذهن شما قرار دارد. علاوه بر این ، شما از تحریک اجتناب ناپذیر اجتناب ناپذیری از تبدیل شدن آشفتگی فعلی به بخشی از آشفتگی آینده خود جلوگیری می کنید.
- لوازم مورد نیاز را در دست داشته باشید. البته همه چیز در اطراف شما بی نظم نیست. داشتن ابزارهای مورد نیاز در وقت شما صرفه جویی می کند و از فضای گرانبهای شما به خوبی استفاده می کند.
مرحله 6. برنامه ریزی فعالیتها و قرارها
برخی افراد فقط جلسات را برنامه ریزی می کنند ، اما فعالیتهایی را که در لیست کارهای خود قرار دارند ، برنامه ریزی نمی کنند. برنامه ریزی مهمترین وظایف و همچنین قرار ملاقات می تواند مفید باشد. به عنوان مثال ، ممکن است روزهای خود را "با هم" دسته بندی کنید ، به عنوان مثال فقط در روزهای سه شنبه و پنج شنبه. برخی از سوراخ ها را در برنامه خود داشته باشید و همچنین اوقات خلاقانه را برای خود نگه دارید یا موارد غیر منتظره را برآورده کنید.
- از سازمان دهنده و تقویم استفاده کنید. اینها می توانند سازمان دهندگان قلم و کاغذ باشند ، یا تقویم های مبتنی بر نرم افزار و برنامه های دستیار شخصی ، مانند iCalendar یا Google Now.
- فعالیت های خود را دسته بندی کنید. دسته بندی یا فعالیت های کدگذاری رنگ می تواند به شما یک یادآوری بصری سریع از آنچه مهم است در آنجا یادآوری کند. به عنوان مثال ، دسته بندی ها ممکن است شامل مکاتبات ، پروژه ها ، رویدادها ، جلسات ، طوفان فکری و حتی استراحت یا ورزش و ورزش باشد.
- تکنولوژی خود را ساده کنید. به عنوان مثال ، سازمان دهندگان آنلاین و سیستم عامل های ایمیل مانند Outlook می توانند لیست کارها ، تقویم ها و آدرس های شما را ترکیب کنند. این نه تنها کارآیی شما را افزایش می دهد بلکه به ساده سازی تفکر شما نیز کمک می کند.
- هرجا که ممکن است نمایندگی کنید. در جنون روز کاری ، به راحتی می توانید فراموش کنید که لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. به یک دستیار بسپارید یا اگر به طور خاص غرق شده اید ، از یک همکار بخواهید که به شما کمک کند و در یک کار خاص به شما کمک کند. همیشه می توانید بعداً با کند شدن اوضاع آنها را بازپرداخت کنید.
روش 2 از 4: مقابله سیستماتیک با ایمیل
مرحله 1. ایمیل را در زمان های تعیین شده بررسی کنید
همه ما نباید به صندوق ورودی خود چسبیده باشیم ، زیرا بسیاری از پیامها در واقع آنطور که فکر می کنیم از نظر زمان حساس نیستند. اگر در شغلی کار می کنید که نیازی به پیگیری فوری ایمیل ندارد ، ایمیل خود را در زمان های تعیین شده فقط سه تا چهار بار در روز چک کنید.
مرحله 2. فایلهای ایمیل را
به جای این که اجازه دهید پیام ها در صندوق ورودی شما انباشته شوند ، از پوشه ها و پرچم های بایگانی به نفع خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، پوشه ها و زیر پوشه ها در Outlook ، یا برچسب های Gmail و چندین صندوق ورودی می توانند یک دارایی باشند. به عنوان مثال ، اگر یک روزنامه نگار هستید ، پوشه های شما ممکن است به نام داستانهای فعلی ، داستانهای آینده ، داستانهای قدیمی ، مصاحبه ها و منابع و زمینه ها و ایده ها باشد.
حذف و بایگانی شود. مکاتبات مهم و قدیمی را بایگانی کنید و بقیه را حذف کنید. در مثال بالا ، "داستانهای قدیمی" پوشه بایگانی روزنامه نگار است. هنگامی که شروع به حذف ایمیل های قدیمی می کنید ، شگفت زده خواهید شد که چقدر ایمیل ها از سطل زباله بیشتر از کابینه بایگانی ارزش دارند. برخی از مردم همچنین به "صندوق ورودی صفر" ، که به معنی داشتن صفر ایمیل خوانده نشده (یا صفر ایمیل در صندوق ورودی ، دوره) ، قسم می خورند. علاوه بر استفاده از پوشه ها و برچسب ها ، می توانید با استفاده از ویژگی بایگانی ، حذف ایمیل های قدیمی در زمان خرابی و استفاده از برنامه های رمزگشایی ایمیل ، به صندوق ورودی صفر برسید
مرحله 3. در صورت کارآمدتر بودن از سایر روشهای ارتباطی استفاده کنید
گاهی اوقات یک تماس تلفنی سریع می تواند کار 10 ایمیل رفت و برگشت را انجام دهد. اگر چنین است ، تماس بگیرید! اگر می دانید که تبادل ایمیل مستلزم بحث است یا به طور قابل توجهی در رفت و برگشت انجام می شود ، گاهی اوقات بهتر است یک تماس تلفنی داشته باشید. شما اغلب جزئیات بیشتری را از طریق تلفن دریافت خواهید کرد ، در حالی که شما و طرف مقابل بحث از نوشتن ایمیل های طولانی و وقت گیر خودداری می کنید. حتی ممکن است به یکی از همکاران خود ایمیل بزنید و بگویید: "من در این مورد سوالات زیادی از شما دارم. شاید تماس راحت تر باشد. آیا می توانم با شما 5 تماس بگیرم؟"
مرحله 4. وقفه ها را محدود کنید
در حالی که وقفه های استراتژیک مفید هستند ، وقفه ها در زمان کار شما مفید نیستند. وقفه ها می توانند سرعت شما را کاهش دهند ، ریتم کاری شما را از بین ببرند و باعث شوند که فکر خود را از دست بدهید. بنابراین ، وقتی می دانید که بیش از حد مشغول هستید ، از پیام های دور و پست صوتی استفاده کنید. این ابزارها فقط برای زمانی که به طور فیزیکی در دفتر کار نیستید نیستند. می توانند در مواقعی که شما خیلی باتلاق شده اید استفاده شوند. بسیاری از مردم نیز "سیاست درهای باز" دارند ، اما شما در واقع مجبور نیستید درب خود را همیشه باز نگه دارید. حتی ممکن است یک یادداشت دوستانه روی درب بگذارید که می گوید: «کنفرانس در حال انجام است» یا «اشغال شده است. لطفاً بعداً برگردید یا ایمیل کنید. »
مرحله 5. از ابر استفاده کنید
رایانش ابری قابل تامل است زیرا می تواند ارزان تر ، مقیاس پذیرتر ، کارآمدتر و راحت تر به روز شود. محتوای موجود در ابر به ویژه مفید است زیرا می توانید در دستگاه های خود به آن دسترسی پیدا کنید: رایانه ها ، رایانه های لوحی ، تلفن های هوشمند و غیره. ذخیره سازی ابری نیز به عنوان یک فرم اولیه یا ثانویه مفید از پشتیبان گیری دیجیتال عمل می کند. با مدیر فناوری اطلاعات یا ارائه دهنده نرم افزار خود مشورت کنید زیرا ممکن است از قبل مقدار مشخصی فضای دیسک رایگان در ابر در اختیار داشته باشید یا با هزینه کمی سالانه در دسترس باشید.
مرحله 6. از نشانک ها به صورت آنلاین استفاده کنید
مرورگرهای اصلی همه دارای قابلیت نشانک گذاری هستند که در آن می توانید آدرس های وب مورد علاقه یا بیشترین بازدید خود را برای دسترسی سریع و آسان ذخیره و سازماندهی کنید. از آنها استفاده کنید تا سایتهای مهم را برای بررسی اخبار یا به روز رسانی صنعت فراموش نکنید.
روش 3 از 4: استفاده از زمان به نفع خود
مرحله 1. از انجام چند وظیفه خودداری کنید
به نظر می رسد همه کارشناسان در این مورد توافق دارند. در حالی که ممکن است در تلویزیون سریع به نظر برسد یا جالب به نظر برسد ، چند وظیفه ای کارآمد نیست و در واقع می تواند به اثربخشی سازمان شما آسیب برساند. در عوض ، توجه کامل خود را به یک کار در یک زمان اختصاص دهید ، آن را انجام دهید و به مورد بعدی فهرست خود بروید.
مرحله 2. برای خود برنامه یا جدول زمانی تهیه کنید
خوشبختانه اکثر مشاغل نیازی به برنامه ریزی همه چیز در طول روز به صورت لحظه ای ندارند. با این حال ، حفظ یک برنامه اولیه از مهمترین و مهمترین وظایف و رویدادهای روز می تواند به شما در انجام وظیفه کمک کند.
- محدودیت زمانی برای فعالیتهای خاص تعیین کنید. برخی از وظایف نیازی به محدودیت زمانی ندارند ، اما برخی دیگر باید پارامترهای زمانی را برای افزایش بهره وری خود داشته باشند. در طول روز به وظایفی فکر کنید که بیشتر از زمان لازم طول می کشد و در آینده برای آنها محدودیت زمانی قائل شوید.
- زمان اضافی را برای سایر فعالیتها اختصاص دهید. برخی از وظایف ، همانطور که از تجربه آموخته اید ، معمولاً زمان بیشتری از انتظار می برد ، اما این لزوما چیز بدی نیست. برای این نوع فعالیتها ، و برای رویدادها و جلسات بسیار مهم ، به عنوان مثال ، زمان اضافی قبل و بعد اختصاص دهید.
مرحله 3. از برنامه زمان سنج ، کرونومتر یا زنگ ساعت استفاده کنید
این ابزارها در صورت کم مصرف بودن می توانند ابزار موثری باشند. برخی از افراد دوست دارند زنگ هشدار خود را 10 ، 15 یا 30 دقیقه زودتر از موعد تنظیم کنند تا قبل از انجام فعالیت به آنها اخطار قبلی یا زمان بافر بدهند. همچنین می توانید هشدارهای یادآوری را تنظیم کنید.
مرحله 4. از به تعویق انداختن فعالیتها خودداری کنید
از خود بپرسید که آیا به تعویق انداختن کار کاملاً ضروری است یا آیا این اصرار فقط نمونه ای از به تعویق انداختن کار است. اگر دومی را احساس می کنید ، قدرت را به تعویق نیاندازید! با این حال ، در مواقعی که به تعویق انداختن تمام یا بخشی از فعالیت اجتناب ناپذیر است ، حتماً از جایی که کار را متوقف کرده اید یادداشت کرده و با برنامه های مشخص برنامه ریزی مجدد کنید. از طرف دیگر ، ممکن است یک برنامه احتمالی تهیه کنید. به عنوان مثال ، اگر مجبور شدید یک جلسه حضوری را لغو کنید ، شاید بتوانید به جای آن یک کنفرانس یا کنفرانس وب برگزار کنید.
روش 4 از 4: سالم ماندن از نظر جسمی و روحی
مرحله 1. استراحت کنید
وقفه روانی برای بهره وری ما مهم است و برای ذهن مفید است. گاهی اوقات آنقدر درگیر کار خود می شویم که برای استراحت های ضروری خود متوقف نمی شویم. استراحت کردن به ما استراحت لازم را می دهد که بهره وری ما را افزایش می دهد ، اما این فرصت را نیز به ما می دهد که یک قدم به عقب برداریم و بپرسیم آیا کاری که انجام داده ایم کارآمدترین استفاده از زمان است یا خیر.
مرحله 2. بهتر بخوابید
بدون خواب مناسب ، ممکن است روز بعد احساس خستگی ، خستگی یا بی حالی کنید ، که می تواند به برنامه و کارایی شما در محل کار آسیب برساند. هفت تا هشت ساعت خواب بی وقفه در شب را در نظر بگیرید.
مرحله 3. خودتان را با همکاران خود مقایسه نکنید
اکثر مشاغل همکاران ما با شغل ما متفاوت است و هرکسی روش های سازماندهی متفاوتی دارد که برای آنها کار می کند. روشی که منطقی باشد و برای همکاران کارآمد باشد ممکن است بهترین روش برای شما نباشد و برعکس.
مرحله 4. قبول کنید که سازمان یک فرآیند مداوم است
انتظار نداشته باشید کامل باشید سازماندهی در حال انجام است و نیاز به توجه مداوم دارد. شما هر روز سازماندهی مطلوبی نخواهید داشت ، اما اندکی سازماندهی راه زیادی را برای افزایش کارایی شما پیش می برد.
