یک شغل تمام وقت ، خانواده ، دوستان ، فعالیتهای اوقات فراغت و موارد دیگر می تواند زندگی سخت و بی نظمی ایجاد کند. بی نظمی را به ترکیب اضافه کنید ، و ممکن است به نظر برسد که همه چیز در زندگی شما به نتیجه برسد. مهارتهای سازمانی برای کمک به مدیریت بسیاری از مسئولیتهای شما بسیار مهم است ، اما تسلط بر آن اغلب دشوار است. اما با انجام این کار ، کارآمدتر خواهید شد و برتری رقابتی بیشتری خواهید داشت و منجر به یک زندگی شاد و پایدار خواهید شد.
مراحل
روش 1 از 4: سازماندهی تفکر خود
مرحله 1. ایجاد لیست کارهای انجام شده
تمام کارهایی را که امروز باید انجام دهید بنویسید و با تکمیل هر یک از آنها را کنار بگذارید. با نوشتن کارهای روزانه ، نیازی به استرس داشتن در یادآوری انجام آنها ندارید. حذف مطالب از لیست شما به احتمال زیاد به شما احساس بهره وری می دهد. کارهایی را که قبلاً انجام داده اید فقط برای کنار گذاشتن آنها قرار دهید.
- لیست کارهای خود را با اولویت بالا به اولویت پایین سفارش دهید. فوریت و اهمیت هر یک را برای کمک به شما در اولویت بندی ارزیابی کنید. با خود فکر کنید ، "اگر امروز فقط می توانستم یک کار را انجام دهم ، آن کار چه چیزی بود؟". این اولین مورد شما در فهرست کارهای انجام شده است.
- در صورت امکان ، لیست کارهای روز بعد را تهیه کرده و قبل از خواب به آن مراجعه کنید. با انجام این کار ، با یک برنامه عملی در ذهن بیدار خواهید شد.
مرحله 2. یک لیست در حال اجرا ایجاد کنید که به طور مداوم به آن اضافه کنید
اگر کتابی وجود دارد که می خواهید بخوانید یا رستورانی که می خواهید امتحان کنید ، فهرستی در حال اجرا تهیه کنید که همیشه در اختیار دارید. اگر می خواهید فیلمی را ببینید ، لزوماً نیازی به دیدن آن ندارید و بنابراین نمی خواهید آن را در لیست کارهای روزانه خود قرار دهید. داشتن یک لیست در حال انجام به شما کمک می کند تا کارهای اضافی خود را یادآوری کنید.
می توانید با استفاده از برنامه هایی مانند Dropbox یک لیست در حال اجرا در نوت بوکی که همیشه همراه خود دارید یا آنلاین تهیه کنید تا همیشه در دسترس باشد
مرحله 3. هنگام صحبت با مردم یادداشت برداری کنید
مکالمات خود را با افراد یادداشت کنید. این امر به ویژه در مکالمات تجاری مهم است ، اما در هنگام تعامل با دوستان و خانواده نیز اهمیت دارد. یادداشت برداری شما را به یاد چیز مهمی می اندازد که کسی گفته است ، وظیفه ای را که پیش بینی نکرده بودید انجام دهید ، یا فقط به عنوان یادآوری دوستانه اوقات مفرح با عزیزانتان عمل می کند.
لازم نیست همیشه یک دفترچه یادداشت داشته باشید و هر کلمه ای را که کسی می گوید با دقت بنویسید. فقط سعی کنید زمانی را برای یادداشت یک یا دو مورد مهم از هر مکالمه ای که دارید ، اختصاص دهید
مرحله 4. از برنامه ریز استفاده کنید
یک برنامه ریز سالانه می تواند در جمع آوری افکار شما بسیار مفید باشد. از آن برای نوشتن قرار ملاقات ، مسافرت و سایر موارد مهم استفاده کنید. روزانه به آن مراجعه کنید و مواردی را که در دراز مدت اتفاق می افتد بنویسید. به عنوان مثال ، اگر قرار است یک تماس کنفرانسی را برای 6 ماه آینده برنامه ریزی کنید ، اکنون آن را در برنامه ریز خود بنویسید تا فراموش نکنید.
مرحله 5. مغز خود را درهم و برهم کنید
همانطور که در دفتر و خانه خود از چیزهای بلا استفاده یا بی اهمیت خلاص می شوید ، باید افکار غیر ضروری را نیز از مغز خود حذف کنید. سعی کنید مدیتیشن کنید تا افکار منفی مانند نگرانی و استرس را از ذهن خود دور کنید.
روش 2 از 4: سازماندهی در خانه
مرحله 1. موارد غیر ضروری را دور بریزید
به هم ریختگی اولین قدم اساسی در نظم دادن به خانه است. کشوها را بیرون بیاورید و وسایل غیر ضروری را بیرون بیاورید ، غذای تاریخ مصرف گذشته را دور بیندازید ، لباسها و کفشهایی را که بیش از یک سال نپوشیده اید دور بیندازید یا اهدا کنید ، داروهای منقضی شده را به درستی دور بریزید ، لوازم بهداشتی خالی یا نیمه خالی را دور بریزید یا یکپارچه کنید و سایر موارد را مواردی که شما به آنها احتیاج ندارید نکته متخصص
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns is a board certified Professional Organizer (CPO) and Founder of Organized and Energized!, her consulting business with a mission to empower people to master their environment and personal image by assisting them in taking control, making change and organizing their lives. Kathi has over 17 years of organizing experience and her work has been featured on Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America, and Entrepreneur. She has a BS in Communication from Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Put a donation bin in a hallway closet and another one in your clothes closet
Every time you find an item you don't want anymore, put it in the donation bin. If you put on an article of clothing that no longer fits correctly, put it in your donation bin. Donation bins give you an exit strategy for all your excess.
مرحله 2. برای موارد مهم زندگی خود ، چسباننده ایجاد کنید
برای "بیمه خودرو" ، "تعطیلات" ، "رسیدها" ، "بودجه" و هر مورد مهم دیگر یا حتی در زندگی خود برچسب هایی با برچسب ایجاد کنید.
- سعی کنید کد کننده های رنگی خود را کدگذاری کنید. آبی برای رسیدها (گاز ، مواد غذایی ، لباس) ، قرمز برای بیمه (خودرو ، خانه ، زندگی) و غیره
- چسب ها را در یک قفسه سازمان یافته نگه دارید.
مرحله 3. قلاب ها و قفسه ها را روی دیوارها قرار دهید
از فضای عمودی غالباً استفاده نشده در خانه خود استفاده کنید. قلاب بخرید تا دوچرخه ها را در گاراژ خود آویزان کنید و قفسه های مستقل (شناور) را برای ایجاد فضاهای سازمانی کارآمد و تزئینی تهیه کنید.
مرحله 4. در سطل های ذخیره سازی سرمایه گذاری کنید
مانند سازماندهی دفتر خود ، سطل و سبد خریداری کنید تا همه وسایل خود را در آن قرار دهید. اشیاء مشابه را در یک سطل قرار دهید و سیستمی برای ذخیره سطل های خود داشته باشید. سطل ها و سبدها را در هر اندازه خریداری کنید تا همه چیز را در خانه خود از جمله ظروف ، لوازم آرایش ، حیوانات شکم پر ، غذا ، کفش و وسایل کوچک تهیه کنید.
روش 3 از 4: بهبود سازمان خود در محل کار
مرحله 1. خرید سطل های سازمان
به فروشگاهی بروید که سطل زباله می فروشد (The Container Store، Walmart، Target، The Home Depot، Lowes، IKEA، dollar dollar، Bed Bath & Beyond و غیره) و حداقل ده مورد را بردارید. سطل هایی با اندازه های مختلف متناسب با قلم ، کاغذ و اقلام بزرگتر خریداری کنید.
سطل ، سبد ، کشوهای فایل و هر چیز دیگری که می تواند وسایل شما را در بر گیرد خریداری کنید
مرحله 2. یک دستگاه برچسب زنی خریداری کنید
اگر ندانید در هر سطل چه چیزی وجود دارد که همه وسایل خود را در سطل های ذخیره سازی زیبا داشته باشید؟ برای برچسب زدن مناسب هر سطل از دستگاه برچسب زنی استفاده کنید. به عنوان مثال ، یک سطل با برچسب "لوازم تحریر" که قلم ، مداد و هایلایت را در آن نگهداری می کنید ، و سطل دیگری با برچسب "ابزارها" داشته باشید که دارای قیچی ، منگنه ، برش دهنده های اصلی و سوراخ کننده است.
روی همه چیز از جمله پرونده ها ، کشوها و کابینت خود برچسب بزنید
مرحله 3. اطلاعات خود را با "نحوه استفاده از آنها" ثبت کنید
به جای قرار دادن یک مورد در یک فایل بر اساس جایی که آن را دریافت کرده اید ، آن را بر اساس نحوه استفاده از آن در آینده فایل کنید. به عنوان مثال ، اگر مدارکی برای هتلی که در سفر تجاری خود در نیویورک اقامت دارید ، دارید ، آن را به جای پرونده "هتل" در پرونده "نیویورک" خود ثبت کنید.
ایجاد فایل های فرعی یک فایل "هتل" داشته باشید ، اما سپس چندین فایل "شهر" برای مکانهایی که اغلب به آنها سفر می کنید داشته باشید
مرحله 4. یک طرح کلی یا "فهرست مطالب" از دفتر سازماندهی شده خود ایجاد کنید
شما ممکن است همه چیز را سازماندهی کرده باشید ، اما ممکن است به یاد نداشته باشید که هر مورد در کجا قرار داده شده است. لیستی از هر جعبه یا سطل ایجاد شده و آنچه در داخل آن قرار دارد را برای مرجع سریع و آینده تایپ کنید.
این فهرست همچنین به شما کمک می کند که چیزها را پس از برداشتن دوباره در جای خود قرار دهید
مرحله 5. فضاهای "انجام" و "انجام شده" را روی میز خود ایجاد کنید
برای کارهایی که باید انجام شوند (قسمت هایی برای امضاء ، گزارش هایی برای خواندن ، و غیره …) دو قسمت خاص روی میز خود داشته باشید و برای کارهایی که تکمیل کرده اید ، انبوهی داشته باشید. با ایجاد مناطق جداگانه ، خودتان را در مورد کارهایی که انجام داده اید یا نکرده اید اشتباه نمی گیرید.
مرحله 6. چیزهایی را که نیاز ندارید دور بیندازید
همانطور که وسایل خود را در جعبه ها و سطل های خریداری شده قرار می دهید ، وسایلی را که نیازی به آنها ندارید دور بیندازید. وسایلی را که طی یک سال به آنها دست نزده اید یا باز نکرده اید ، همه اقلام شکسته را دور بریزید و لوازم اضافی را برگردانید.
- می توانید کاغذهای قدیمی را خرد کنید و از همکاران خود بپرسید که آیا آنها به چیزهایی که شما دور انداخته اید علاقه مند هستند یا خیر.
- اگر در تلاش برای دور ریختن چیزی هستید ، به جای آن اهدا کنید.
مرحله 7. کامپیوتر خود را سازماندهی کنید
شما می توانید اجسام ملموس را در اطراف خود سازماندهی کنید ، اما داشتن یک رایانه نامرتب باعث کاهش بهره وری و احساس بی نظمی می شود. برای قرار دادن فایل ها در پوشه ها و زیر پوشه های جدید ایجاد کنید ، دسکتاپ خود را سازماندهی کنید تا بتوانید به راحتی موارد خاصی را پیدا کنید ، فایل های تکراری را حذف کنید ، اسناد را با عناوین دقیق نامگذاری کرده و برنامه ها و اسناد غیر ضروری را حذف کنید.
روش 4 از 4: سازماندهی شده
مرحله 1. روزی ده دقیقه به انجام سریع وانت اختصاص دهید
شما زمان خود را صرف سازماندهی و قرار دادن همه چیز در جای مناسب خود کرده اید ، بنابراین آن را حفظ کنید. هر شب ، زنگ هشدار را تنظیم کنید که یک دوره ده دقیقه ای را نشان می دهد که اجسام را در جای خود قرار می دهید ، و مطمئن شوید که سطل ها و سبدها هنوز مرتب هستند.
مرحله 2. اگر مورد جدیدی را به زندگی خود اضافه می کنید ، یک مورد قدیمی را دور بریزید
قبل از خرید کتاب جدید ، قفسه کتاب خود را مرور کرده و کتابی را که نخوانده اید یا نخوانده اید بردارید. اهدا کنید یا آن را دور بیندازید تا کلاه جدید شما بتواند جای آن را بگیرد.
یک قدم جلوتر بروید و برای هر مورد جدید دو یا سه مورد را از بین ببرید
مرحله 3. جعبه "اهدا" را همیشه بیرون نگه دارید
جعبه ای داشته باشید که در آن می توانید اقلام مورد نیاز خود را همیشه در محل خود بیندازید. هنگامی که متوجه موردی می شوید که دیگر نمی خواهید ، فوراً آن را به جعبه اهدایی ببرید.
وقتی کالای ناخواسته ای دارید که قابل اهدا نیست ، فوراً آن را به سطل زباله ببرید
مرحله 4. وقتی کشوی باز را دیدید ، آن را ببندید
منتظر زمان مرتب سازی ده دقیقه ای خود نباشید تا منظم بمانید. اگر چیزی را بی جا دیدید ، فوراً آن را برگردانید. اگر از سطل آشغال کامل عبور می کنید ، آن را خالی کنید. وقتی کاغذهای بی محل را می بینید ، آنها را کنار بگذارید. سازمان را به یک عادت تبدیل کنید تا بتوانید آن را مثرتر کنید.
دقایق گرانبهای زیادی از روز خود را صرف انجام کارهای کوچک مرتب نکنید. برای بستن کشوی باز بیرون نروید. اگر برای رفتن به جلسه بلند می شوید و کشوی باز در راه است ، آن را ببندید. اگر گردش کار خود را برای بستن کشو قطع کنید ، بهره وری کلی خود را تا 25 درصد کاهش می دهید
مرحله 5. استفاده از فناوری برای کمک به سازماندهی شما
به معنای واقعی کلمه هزاران برنامه وجود دارد که می توانید از آنها برای سازماندهی خود استفاده کنید. برنامه های زیادی برای انجام لیست وجود دارد ، مانند Evernote ، برنامه های یادآوری مانند Beep Me ، سازمان دهندگان سفر مانند TripIT و برنامه هایی که به سازماندهی اهمیت وظایف شما مانند Last Time کمک می کند.
