بر اساس قانون ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA) ، کارکنان شما حق دارند در صورت وجود تعدادی از موارد نقض ایمنی مربوط به کار ، از جمله استفاده از مواد خطرناک ، حفاظت در برابر آتش یا قرار گرفتن در معرض سر و صدا ، شما را تحویل دهند. آگاهی از نحوه پاسخگویی به شکایت OSHA و وجود مجموعه ای از روشهای موجود ، به شرکت شما کمک می کند تا در تجارت باقی بماند و تمام نیازهای نظارتی مورد رسیدگی شکایت را برآورده کند.
مراحل
قسمت 1 از 4: واکنش به تماس تلفنی اولیه
مرحله 1. نگران نباشید
دریافت شکایت OSHA احتمالاً برای شما شوکه کننده خواهد بود ، اما نگران نباشید! تنها کاری که باید بکنید این است که آرام و محترم بمانید ، با دقت گوش دهید و دستورالعمل ها را دنبال کنید ، تغییرات لازم را انجام دهید و نامه ای ارسال کنید که این را نشان می دهد. در واقع ، شکایت OSHA شما باید ظرف چند روز حل شود.
مرحله 2. با دقت گوش دهید
هنگامی که اولین تماس تلفنی را که از شکایت OSHA به شما اطلاع می دهد دریافت می کنید ، با دقت به نماینده تلفن گوش دهید. از پرسیدن هرگونه س Avoidالی بپرهیزید! به سادگی تا آنجا که می توانید حرفه ای باشید و تمام اطلاعات را بنویسید.
مرحله 3. از اعتراف یا توضیح هر چیزی خودداری کنید
در حالی که با نماینده تلفنی صحبت می کنید ، از اعتراف ، انکار یا توضیح هر چیزی خودداری کنید. اکنون زمان آن نیست. به سادگی گوش دهید و تا آنجا که می توانید اطلاعات دریافت کنید. در طول این تماس تلفنی ، زبان خود را نگه دارید.
ممکن است چیزی شبیه این را بگویید ، "من نمی توانم این اتهامات را نه تأیید کنم و نه رد کنم" یا به سادگی ، "این سیاست شرکت ما نیست که فوراً پاسخ دهیم."
مرحله 4. نگرانی واقعی را ابراز کنید
پس از شنیدن سخنان نماینده ، چند لحظه وقت بگذارید تا نگرانی واقعی و حرفه ای خود را بیان کنید. نشان دهید که شما این شکایت را بسیار جدی می گیرید.
شما می توانید نگرانی خود را مستقیماً با گفتن "من این شکایت را بسیار جدی می گیرم بیان کنید. ایمنی کارکنان و محل کار من برای من بسیار مهم است"
مرحله 5. قصد خود را برای رعایت اعلام کنید
توضیح دهید که قصد دارید در هنگام دریافت نامه رسمی شکایت ، ادعاها را با دقت بررسی کرده و از دستورالعمل های مندرج در آن پیروی کنید. به صراحت اعلام کنید که برای حل این شکایت و اصلاح وضعیت ، هر کاری را که باید انجام دهید ، انجام خواهید داد.
ممکن است بگویید: "من قصد دارم این موضوع را بررسی کنم و هرگونه مشکل را در اسرع وقت اصلاح کنم."
مرحله 6. از نماینده OSHA تشکر کنید
در پایان تماس تلفنی خود ، حتماً از وقت نماینده تشکر کنید. این امر به بستن ارتباطات در یک نکته مثبت و حرفه ای کمک می کند.
قسمت 2 از 4: پاسخ به نامه شکایت
مرحله 1. استانداردهای OSHA ذکر شده در نامه را مرور کنید
خیلی زود پس از تماس تلفنی ، باید نامه فکس را از OSHA دریافت کنید. این نامه شکایت رسمی شما است. این نامه را با دقت مرور کنید و ماهیت شکایت را مشخص کنید.
مرحله 2. یک کپی از نامه شکایت خود را ارسال کنید
طبق دستورالعمل های OSHA ، شما باید یک نسخه از نامه شکایت خود را در یک تابلو اعلانات شرکت ارسال کنید ، جایی که همه کارکنان ممکن است آن را مشاهده کنند.
- نقل قول باید به مدت سه روز کاری (بدون تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات) یا تا زمانی که مشکل برطرف شود ارسال شود.
- حتی اگر در نقل قول اعتراض دارید ، این کار باید انجام شود.
مرحله 3. "گواهی ارسال" خود را امضا و فکس کنید
"پس از اینکه یک نسخه از این نامه را در جایی که کارکنان شما می توانند ارسال کنند ارسال کردید ،" گواهی ارسال "موجود را امضا کرده و به شماره ارائه شده فکس کنید. رسید فکس خود را به عنوان مدرک نگه دارید.
مرحله 4. ادعاها را بررسی کنید
تا آنجا که می توانید به طور کامل به همه عناصر شکایت OSHA نگاه کنید. حتی اگر از شکایت ناراحت هستید ، یا سهام زیادی در مشروعیت آن قائل نیستید ، به دنبال مواردی باشید که نیاز به رسیدگی یا بهبود دارند.
مرحله 5. برنامه اصلاحی خود را در حرکت قرار دهید
وقتی همه مشکلات احتمالی را بررسی کردید ، برنامه ای برای اصلاح آنها تهیه کنید و بلافاصله برنامه خود را به مرحله اجرا بگذارید. هرگونه تغییرات مهم را از طریق عکس ، رسید یا سایر اسناد ثبت کنید.
قسمت 3 از 4: تدوین پاسخ نامه شما
مرحله 1. سریع عمل کنید
شما باید نامه پاسخ خود را حداکثر سه روز پس از دریافت نامه شکایت خود تهیه کنید. پس از دریافت شکایت ، فقط پنج روز فرصت دارید تا به طور کامل وضعیت را بررسی کرده و پاسخی ارسال کنید ، بنابراین هیچ وقت را از دست ندهید.
مرحله 2. از یک قالب واضح استفاده کنید
به نحوه قالب بندی نامه شکایت خود دقت کنید ، به کلمات مورد استفاده توجه کنید و به لحن آن توجه کنید. شما می خواهید قالب و لحن نامه ای را که دریافت کرده اید مطابقت دهید.
- آدرس نامه خود را منعکس کننده اطلاعات نامه شکایت دریافتی (از جمله نام نماینده ای که نامه شکایت شما را امضا کرده است) کنید.
- شماره شکایت رسمی خود را در قسمت موضوع درج کنید.
- سلام نامه خود را با نامه مورد استفاده در نامه شکایت مطابقت دهید.
- در مقدمه نیت خود را با نامه (به عنوان مثال ، رسیدگی به ادعاها و ارائه یافته های خود) بیان کنید.
مرحله 3. خودتان را به حقایق محدود کنید
در باقیمانده نامه خود ، واقعیتها را تا آنجا که می توانید ساده و واضح بیان کنید. اینجا جایی نیست که درباره کارمندی بد صحبت کنید ، سعی کنید اتهامات را رد کنید یا سعی کنید دیگران را سرزنش کنید. اگر شما به سادگی به اتهامات رسیدگی کرده و آنچه را که برای اصلاح وضعیت انجام داده اید توضیح دهید ، سریعتر حل خواهد شد.
به عنوان مثال ، ممکن است بگویید: "در 5 نوامبر ، شکایت OSHA شماره 2845 را دریافت کردم. در طول دو روز آینده ، ما استنادات 1-3 را بررسی کردیم و اقدامات اصلاحی انجام دادیم. در 7 نوامبر ، نقل قول 1 را اصلاح کردیم (استفاده نادرست هود) با تعویض تجهیزات (به پیوست و عکس ضمیمه شده مراجعه کنید)."
مرحله 4. ارائه مستندات
نامه خود را به همراه سایر اسناد و مدارک تکمیلی که به شما کمک می کند پرونده خود را ببندید ارسال کنید. این ممکن است شامل سفارشات خرید ، رسید ، نتایج نظارت ، اطلاعات تماس فروشنده/پیمانکار ، عکس ها یا هر سند دیگری باشد که تغییرات ایجاد شده را تأیید می کند.
مرحله 5. نامه را ارسال کنید
برای ارسال نامه از طریق نامه گواهی شده (با درخواست امضای رسید) یا توسط پیک خصوصی ترتیب دهید. مهلت پنج روزه خود را فراموش نکنید!
مرحله 6. تماس بگیرید و پیگیری کنید
اگر تا پایان سه روز کاری پس از تاریخ پیش بینی شده در مورد شکایت خود چیزی نشنیده اید ، تماس بگیرید و پیگیری کنید. شماره پرونده خود را آماده کرده و گزارش وضعیت درخواست کنید.
مرحله 7. برای بازرسی آماده شوید
ممکن است بازرس OSHA بدون هشدار به مرکز شما ظاهر شود. مهربان ، حرفه ای و مودب باشید و فقط به سوالات خاصی که توسط بازرس پاسخ داده می شود پاسخ دهید.
مرحله 8. پرداخت هرگونه مجازات
بسته به ماهیت و شدت شکایت ، ممکن است از شما درخواست جریمه نیز شود. این جریمه باید ظرف 15 روز کاری از زمان دریافت نقل قول با ارسال چک به طور مستقیم به OSHA پرداخت شود. تا زمانی که پرداخت شما دریافت نشود ، پرونده شما حل نمی شود.
قسمت 4 از 4: اعتراض به شکایت OSHA
مرحله 1. درخواست یک کنفرانس غیر رسمی
اگر شما در حال اعتراض به شکایت خود هستید ، به شدت توصیه می شود که با یک نماینده OSHA محلی تماس بگیرید و درخواست کنفرانس غیر رسمی کنید. در طول این کنفرانس ، شما می توانید ماهیت نقض خود را بهتر بشناسید ، روشهای اصلاح را مورد بحث قرار دهید ، در مورد گزینه های حل و فصل بحث کنید و احتمالاً حتی استنادات و مجازاتهای مورد اختلاف را نیز حل کنید.
این نیز می تواند انجام شود اگر قصد شما این است که به طور کامل رعایت کنید ، یا اگر مطمئن نیستید که چه دوره ای را باید طی کنید
مرحله 2. "اعلامیه قصد مسابقه" را تهیه و ارسال کنید
اگر به این نتیجه رسیده اید که هر عنصر شکایت بی اساس است ، یا با هزینه تعیین شده یا تاریخ کاهش موافق نیستید ، باید ظرف 15 روز کاری پس از دریافت نقل قول خود ، اعلامیه رسمی قصد مسابقه را ارسال کنید. نامه شما باید دقیقاً آنچه مورد اعتراض است را ذکر کند-نقل قول ، بخشی از استناد ، مبلغ هزینه یا تاریخ کاهش-تا آنجا که می توانید. سپس این اعلان را از طریق نامه معتبر ارسال کنید.
به عنوان مثال ، ممکن است بگویید ، "من مایلم استناد و مجازات پیشنهادی برای موارد 2 و 3 استنادی که در 5 نوامبر 2015 صادر شده است را اعتراض کنم."
مرحله 3. منتظر بمانید تا OSHRC جلسه را تنظیم کند
به محض دریافت اعلامیه شما برای مسابقه ، پرونده شما رسماً در حال رسیدگی است. تاریخ کاهش و هزینه شما تا زمان تصمیم گیری معلق می شود و پرونده شما به OSHRC ارسال می شود. OSHRC یک آژانس مستقل جدا از وزارت کار است. OSHRC جلسه رسیدگی به پرونده شما را تعیین می کند.
مرحله 4. در جلسه رسیدگی شرکت کنید
پس از تعیین تاریخ شنوایی ، می خواهید آمادگی خود را برای شنیدن شروع کنید و مطمئن شوید که می توانید در جلسه شرکت کنید. ممکن است بخواهید از شورای حقوقی استفاده کنید که در ارائه پرونده به شما کمک می کند. هم کارفرمایان و هم کارکنان واجد شرایط شرکت در این جلسه هستند.
مرحله 5. پذیرش یا تجدیدنظر در تصمیم گیری را انتخاب کنید
در این جلسه به تصمیمی گرفته می شود که یا استناد و هزینه های اولیه را تأیید می کند ، آنها را برای حسابرسی خاص شما تغییر می دهد یا آنها را رد می کند. سپس هریک از طرفین این فرصت را دارد که تصمیم را بپذیرد یا درخواست تجدیدنظر برای تحقیقات بیشتر توسط OSHRC را ارائه دهد. اگر پرونده هنوز حل نشده باشد ، به دادگاه بدوی فدرال منتقل می شود.
نکات
- به حقوق کارکنان خود برای ثبت شکایت OSHA احترام بگذارید. بخش 11 (ج) قانون ایمنی و بهداشت شغلی هر شغلی را از رها کردن کارمند یا انتقام گرفتن از وی به دلیل سوت زدن یا ثبت شکایت OSHA منع می کند.
- هنگام برخورد با OSHA س questionsال نکنید و بهانه نگیرید. در عوض با ارتباط خود مستقیم و مختصر باشید و فقط به شکایت موجود رسیدگی کنید.
- اگر یک بازرس OSHA در کسب و کار شما ظاهر شد ، لازم نیست تا زمانی که تمام پرسنل مدیریت در محل حضور ندارند به آنها اجازه ورود دهید. همه پذیرندگان و نگهبانان امنیتی را از این واقعیت مطلع کنید.
- اگر این مشکل به سرعت حل نشد ، ممکن است بخواهید از مشاوره حقوقی استفاده کنید.
