اگر کسی شما را ناامید کرد یا اتفاقی ناامیدکننده برای شما رخ داد ، طبیعی است که ناراحت ، ناامید یا عصبانی باشید. اما ، اغلب اوقات ، بهترین پاسخ این است که آرام و جمع و جور باشید تا بتوانید نگرانی ها و ناامیدی های خود را به صورت حرفه ای بیان کنید. اگر شما خونسرد باشید و خونسردی خود را حفظ کنید ، بیان حرفه ای کار سختی نیست. خواه ناامیدی خود را از طریق ایمیل ، نامه یا حضوری اعلام کنید ، همه چیز در مورد استفاده از زبان مناسب و رفتار مناسب است.
مراحل
روش 1 از 3: ارسال یک ایمیل حرفه ای
مرحله 1. از ایمیل برای ابراز ناامیدی در مورد یک مسئله مربوط به کار استفاده کنید
اگر از یک همکار یا مدیر ناامید شده اید ، ایمیل یک راه عالی برای ابراز ناامیدی شما است ، در حالی که در صورت بروز مشکلات آینده ، ثبت دیجیتال را نیز حفظ می کنید. در صورت عدم پذیرش فرصت شغلی ، می توانید ایمیل ارسال کنید.
- یک ایمیل همچنین یک راه خوب برای ابراز ناامیدی شما به رئیس شما در صورت رد درخواست او برای تعطیلات یا ایده ای است که شما پیشنهاد کرده اید.
- اگرچه ممکن است به احساسات شما آسیب برساند ، اما همیشه ایده خوبی است که پس از رد شدن برای کار ، یک ایمیل پیگیری ارسال کنید.
مرحله 2. اگر در حال تهیه یک ایمیل اصلی هستید ، یک موضوع کوتاه و مستقیم بنویسید
مختصر باشید و در قسمت موضوع ایمیل را به طور واضح مشخص کنید. از به کار بردن یک جمله طولانی یا زبان بی ادبانه برای جلوه دادن حرفه ای ایمیل خود بپرهیزید تا گیرنده آن را جدی تر بگیرد. موضوعی را انتخاب کنید که بیش از 5 کلمه نداشته باشد و آن را در قسمت موضوع ایمیل تایپ کنید.
به عنوان مثال ، اگر در مورد مهلت از دست رفته به یک همکار ایمیل می نویسید ، می توانید یک عنوان موضوعی مانند "مهلت ارسال بار از دست رفته" را وارد کنید
توجه داشته باشید:
اگر به ایمیلی پاسخ می دهید ، مانند ایمیلی که به شما اطلاع می دهد برای یک شغل احتمالی رد شده اید ، به جای نوشتن ایمیل جدید ، به ایمیل اصلی پاسخ دهید تا سوابق سازماندهی شده ای از مکاتبات خود داشته باشید.
مرحله 3. ایمیل خود را با سلام حرفه ای شروع کنید تا لحن را تنظیم کنید
ایمیل خود را با یک سلام رسمی باز کنید تا از ابتدا مشخص شود که ایمیل شما حرفه ای است. سلامی را انتخاب کنید که مناسب رابطه شما با شخص باشد. به عنوان مثال ، اگر با مدیری به نام متیو اسمیت نام خانوادگی دارید ، می توانید ایمیل خود را مانند "مت عزیز" شروع کنید.
- اگر با گیرنده رابطه ای بسیار آشکار و معمولی دارید ، می توانید چیزی مانند "هی مت" را بگویید.
- اگر در حال نوشتن ایمیلی برای کسی هستید که هرگز ملاقات نکرده اید ، با "برای کسانی که ممکن است مربوط شود" شروع کنید.
- برای ایمیل های گروهی با چندین گیرنده که می خواهید به آنها آدرس دهید ، فقط "همه" را بگویید.
مرحله 4. برای دوستانه نگه داشتن ایمیل ، یک سرگرمی کوتاه اضافه کنید
پس از استقبال از گیرنده ، اولین خط ایمیل خود را به صورت کوتاه یا کنار بگذارید که نشان می دهد شما دوستانه اما حرفه ای هستید. آن را کوتاه بیان کنید و قبل از رسیدن به گوشت ایمیل خود ، بیش از 2 یا 3 خط صحبت کوچک نکنید.
- سعی کنید با مواردی مانند "امیدوارم حال شما خوب باشد" یا "امیدوارم این ایمیل شما را خوب پیدا کند" را شروع کنید.
- اگر رابطه شما با این شخص معمولی است ، می توانید به جزئیات شخصی مانند "امیدوارم آخر هفته گذشته در کنسرت خوش گذرانده اید" اشاره کنید.
مرحله 5. ناامیدی خود را به وضوح در متن ایمیل بیان کنید
هنگامی که با ایمیل سلام و احوالپرسی کوتاه ، زمینه را برای ایمیل خود آماده کردید ، به سادگی کار خود را برای ابراز ناامیدی انجام دهید. احساس خود را به طور واضح به آنها بگویید ، اما زبان خود را رسمی نگه دارید و از طعنه ، تهدید یا بدگمانی اجتناب کنید تا بتوانید تا حد ممکن حرفه ای ظاهر شوید. همه شکایات خود را لیست کنید و در صورت امکان متن ایمیل خود را در 1 پاراگراف نگه دارید تا ایمیل روی موضوع مورد نظر متمرکز شود.
- به عنوان مثال ، اگر برای یک شغل احتمالی رد شده اید ، می توانید چیزی شبیه به این را بگویید: "متأسفم که می شنوم تصمیم گرفتید به مسیر دیگری بروید. من بی صبرانه منتظر فرصت بودم ، بنابراین از تصمیم برای استخدام شخص دیگری ناامید شده ام."
- اگر برای ابراز ناامیدی خود به همکار یا کارمند خود نامه می نویسید ، می توانید چیزی شبیه این را بگویید: "متوجه شدم که سیاست ها و رویه های خاصی به درستی رعایت نشده است. این سیاست ها به دلایلی وجود دارد ، بنابراین ناامید کننده است که بدانید آنها نادیده گرفته شده اند."
مرحله 6. زبان و لحن خود را در سراسر ایمیل محترم نگه دارید
از زبان رسمی و محترمانه استفاده کنید تا ناامیدی خود را به وضوح منتقل کنید بدون این که باعث شود گیرنده احساس کند شخصاً به آنها حمله می کنید. تصور کنید اگر این نوشته توسط شخص دیگری خوانده شود یا در معرض دید عموم قرار گیرد و نوشته شما را نمایندگی حرفه ای از خود بسازد.
- اگر به یک کارمند یا مدیر ایمیل می زنید ، ممکن است ایمیل شما با افراد دیگر به اشتراک گذاشته شود ، بنابراین مهم است که نوشته های شما محترمانه و حرفه ای باشد.
- به عنوان مثال ، به جای گفتن چیزی مانند: "من نمی فهمم مشکل شما چیست و چرا از پیروی از روش خودداری می کنید" ، چیزی شبیه این را بگویید: "همانطور که قبلاً بحث کردیم ، روشها طوری طراحی شده اند که همه را در یک حالت نگه دارد. صفحه ، بنابراین همه باید آنها را دنبال کنند."
مرحله 7. ایمیل خود را با یک یادداشت مثبت و یک فراخوان برای اقدام به پایان برسانید
ایمیل خود را با استفاده از اطلاعات کاربردی مانند تشکیل جلسه یا دعوت از گیرنده در صورت داشتن هرگونه س toال ، به شما تکمیل کنید. شامل چند یادداشت مثبت نیز باشید. مواردی را که از آنها راضی هستید ذکر کنید یا شخص را به خاطر کاری که به خوبی انجام داده است ستایش کنید تا احساس کند شما نه تنها او را تحقیر نمی کنید ، بلکه بهترین منافع او را در دل دارید.
- به عنوان مثال ، می توانید به مصاحبه کننده خود بگویید: "اما ، من از فرصتی که برای مصاحبه با شرکت شما دارم تشکر می کنم. لطفاً در صورت باز شدن چیزی در آینده به من اطلاع دهید!"
- اگر برای یک کارمند یا همکار خود نامه می نویسید ، چیزی شبیه به این را امتحان کنید: "می دانم که شما در این زمینه بسیار کار کرده اید ، من فقط می خواستم مسائلی را که به آن توجه دارم به شما جلب کنم تا بتوانید مراقب باشید برای مشکلات احتمالی آینده."
مرحله 8. قبل از ارسال ایمیل ، آن را با صدای بلند بخوانید تا نحوه شنیدن آن را بشنوید
یک لحظه وقت بگذارید و کل ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید تا بتوانید لحن نوشتاری خود را بشنوید و برای هر گونه غلط املایی یا دستوری تصحیح کنید. اگر هرگونه غلط املایی ، غلط املایی یا زبانی نامفهوم پیدا كردید ، آن را برطرف كنید! اگر لحن شما خیلی ملایم یا خیلی خشن است ، زبان را طوری تنظیم کنید که حرفه ای اما محکم باشد. وقتی از آن راضی بودید آن را برای شخصی که برایش در نظر گرفته شده ارسال کنید.
- همچنین می توانید قبل از ارسال ایمیل ، از یک دوست یا همکار بخواهید تا مطمئن شود که صحیح است.
- اشتباهات املایی یا کلمات گم شده می تواند تأثیر ایمیل شما را از بین ببرد ، بنابراین وقت خود را برای تصحیح نوشتار خود اختصاص دهید.
روش 2 از 3: نوشتن نامه شکایت رسمی
مرحله 1. یک نامه به یک شرکت ارسال کنید یا اگر نتوانستید پاسخی دریافت کنید
اگر از محصول یا رفتار یک شرکت ناامید شده اید ، نوشتن یک نامه رسمی با جزئیات شکایت شما حرفه ای ترین راه ارتباطی با آنها است. اگر نتوانستید با کسی از راه های دیگر ارتباط برقرار کنید ، از یک نامه رسمی به عنوان آخرین راه حل برای ابراز ناامیدی و توضیح مسائل خود استفاده کنید.
همچنین می توانید از نامه ای به عنوان آخرین تلاش برای اثبات این که سعی کرده اید با فردی تماس بگیرید تا مشکل خود را با او در میان بگذارید ، استفاده کنید
مرحله 2. مسئله خود را در جمله اول به وضوح بیان کنید
از هر چیزی که ناامید شده اید ، آن را مستقیماً با قرار دادن آن در اولین جمله نامه خود روشن کنید. مستقیم و مختصر باشید و مشکل یا شکایت خود را به طور واضح و حرفه ای بیان کنید تا لحن کل نامه شما تعیین شود.
- به عنوان مثال ، اگر برای شکایت از سیاستی که بر شما تأثیر می گذارد به شرکتی نامه می نویسید ، می توانید با این جمله شروع کنید: "من می نویسم تا نارضایتی و ناامیدی خود را از سیاست بازگشت شرکت شما ابراز کنم."
- اگر در حال نوشتن نامه ای به کسی هستید که نتوانسته اید با او تماس بگیرید ، سعی کنید با این جمله شروع کنید: "من این نامه را در مورد عدم پاسخگویی به سوالات من در مورد سپرده امنیتی پس از عدم دسترسی به شما از طریق تلفن یا ایمیل."
مرحله 3. از متن نامه خود برای افزودن جزئیات و اطلاعات مربوط به مسئله خود استفاده کنید
هنگامی که ناامیدی و مشکل خود را بیان کردید ، از بقیه نامه خود برای افزودن جزئیات و اطلاعات خاص برای گسترش نامه خود و توضیح ناراحتی خود استفاده کنید. قدم هایی را که برای حل مشکل خود برداشته اید و همچنین تلاش هایی را که برای کمک به آنها انجام داده اید ذکر کنید.
نکته:
اگر سعی کرده اید با آنها تماس بگیرید یا آنها قول داده اند که نگرانی های شما را برطرف کنند ، تاریخ هایی را که سعی کرده اید با آنها تماس بگیرید یا آنها متعهد شده اند مشکل را برطرف کنند ، ذکر کنید.
مرحله 4. از نامه عصبانی ، کنایه آمیز یا تهدید آمیز در نامه خود اجتناب کنید
در طول نامه خود ، زبان و لحن خود را رسمی و حرفه ای نگه دارید. هرگز از ناسزاگویی یا زبان تهدیدآمیز استفاده نکنید و از تمسخر خودداری کنید تا نوشته های شما تا حد ممکن حرفه ای جلوه کند.
- اگر مجبور شدید نامه خود را برای یک پرونده دادگاه تهیه کنید ، می خواهید تا آنجا که می توانید خود را حرفه ای جلوه دهید.
- فحش دادن یا استفاده از زبان خشن باعث می شود شما پرخاشگر و غیرحرفه ای به نظر برسید.
مرحله 5. کپی اسناد مربوط به شکایت خود را درج کنید
اگر تصاویر ، قراردادها یا اسناد دیگری دارید که ادعاهای شما را پشتیبان یا اثبات می کند ، یک کپی از آنها تهیه کرده و آنها را به نامه خود ضمیمه کنید. اطمینان حاصل کنید که آنها را در نامه خود ذکر کرده اید تا اعتبار بیشتری را به ادعاهای خود وارد کنید.
به عنوان مثال ، در نامه خود می توانید چیزی شبیه به این را بیان کنید: "من تصاویری از ظاهر محصول نهایی را ضمیمه کرده ام ، که همانطور که می بینید ، رضایت بخش نیست."
مرحله 6. اطلاعات تماس خود را پس از نتیجه گیری اضافه کنید
نامه خود را با یک پاراگراف که خلاصه نگرانی های اصلی شما و اقداماتی است که می خواهید برای حل آنها انجام دهید ، به پایان برسانید. اگر می خواهید شخص یا شرکت با شما تماس بگیرد تا مشکل را برطرف کند یا موضوع را بیشتر مورد بحث قرار دهد ، حتماً اطلاعات تماس خود را در پایین وارد کنید.
- نامه را با یک بسته رسمی مانند "واقعاً شما" ، "با احترام" یا "با احترام" و به دنبال آن نام خود را امضا کنید.
- شماره تلفن یا آدرس رایانامه ای را که می خواهید از آنها برای تماس با شما استفاده کنند ، بفرمایید.
مرحله 7. نامه را با استفاده از نامه معتبر ارسال کنید تا برای آن امضا شود
از نامه تأیید شده یا گزینه تحویل نامه استفاده کنید که گیرنده را ملزم به امضای آن می کند تا مدرک دریافت آن را داشته باشید. در صورت نیاز به اثبات نامه ای که برای آنها نامه نوشته اید یا آن را برای پرونده قضایی ارائه می دهید ، رسید را نگه دارید.
روش 3 از 3: صحبت حرفه ای با کسی
مرحله 1. اگر نمی خواهید در پرونده ثبت شود مستقیماً با شخصی صحبت کنید
اگر ترجیح می دهید ناامیدی خود را بدون کاغذ یا بدون نگرانی از بررسی دقیق مکالمه خود بعداً ابراز کنید ، راه پیش روی گفتگوی حضوری است. علاوه بر این ، یک مکالمه مستقیم با شخصی به شما امکان می دهد واکنش های او را بسنجید و یک تماس شخصی تر را اضافه می کند.
- همچنین اغلب می توان خیلی سریعتر به سادگی با فردی صحبت کرد که از او ناامید شده اید.
- صحبت با کسی به شما این امکان را می دهد که از زبان بدن خود و لحن صدای خود برای انتقال واقعاً ناامیدی یا ناامیدی خود استفاده کنید.
مرحله 2. از شخص بخواهید که به طور خصوصی با شما ملاقات کند تا در مورد این موضوع صحبت کند
با فرد دور از دیگران صحبت کنید تا بتوانید آزادانه خود را بیان کنید بدون اینکه باعث خجالت او شوید. جلسه ای را برنامه ریزی کنید یا از آنها بخواهید در جایی مانند اتاق کنفرانس ، دفتر یا حتی کافی شاپ با شما ملاقات کنند تا حرفه ای تر باشد.
- با آنها تماس بگیرید یا به آنها ایمیل بفرستید تا از آنها بپرسید چه زمان و مکانی برای آنها مناسب است.
- اگر در موقعیتی قرار گرفتید که نمی توانید ناامیدی خود را به صورت خصوصی بیان کنید ، سعی کنید تا آنجا که می توانید حرفه ای باشید و خونسردی خود را در کنترل نگه دارید.
نکته:
اگر نیاز دارید بلافاصله با آنها صحبت کنید ، چیزی شبیه به آنها بگویید: "آیا لحظه ای سریع دارید؟ من باید با شما صحبت کنم."
مرحله 3. مکالمه را با تشکر از آنها و پرسیدن وضعیت آنها شروع کنید
قبل از اینکه ناامیدی خود را شروع کنید ، یک لحظه از او تشکر کنید که برای ملاقات با شما وقت گذاشته و روحیه او را بسنجید. از آنها بپرسید که چگونه کار می کنند و آیا آمادگی صحبت با شما را در مورد این مسئله دارند. اگر عصبانی یا آشفته به نظر می رسند ، سعی کنید آنها را آرام کنید یا منتظر بمانید تا بعداً با آنها صحبت کنید. اگر به نظر خوب می رسند ، پیش بروید و در مورد مشکل یا مسئله خود بحث کنید.
- شروع با پای راست به شما کمک می کند تا مکالمه بدون مشکل و حرفه ای پیش برود.
- به عنوان مثال ، شما می توانید با گفتن جمله ای مانند "بسیار از وقت شما تشکر می کنم. من زیاد طول نمی کشم ، فقط باید در مورد چیزی با شما صحبت کنم."
مرحله 4. شکایت خود را به طور واضح و مستقیم بیان کنید
به شخص بگویید چرا از استفاده از زبان خاص و بدون احساسات ناامید شده اید. مستقیم و عینی باشید و همه دلایل نارضایتی خود را ذکر کنید ، اما از تحقیر آنها با لیستی از تخلفات اجتناب کنید. از زبان آرام و حرفه ای برای انتقال احساسات خود استفاده کنید و از بلند کردن صدای خود یا استفاده از بی حرمتی خودداری کنید.
- فریاد و نفرین فقط باعث می شود شما پرخاشگر و غیرحرفه ای به نظر برسید.
- به عنوان مثال ، احساسات خود را بدون احساسات بیش از حد به آنها بگویید. شما می توانید چیزی شبیه این را بگویید: "وقتی شما چنین کاری را انجام می دهید ، واقعاً به من این احساس را می دهد که برایم اهمیتی ندارد که چگونه بر من تأثیر می گذارد ، و صادقانه بگویم ، این مضر و ناامید کننده است.
مرحله 5. قبل از پایان جلسه خود از آنها س ifالی بپرسید
هنگامی که ناامیدی خود را ابراز کردید و استدلال خود را توضیح دادید ، به شخص فرصت دهید تا صحبت کند. از آنها بپرسید که آیا س questionsالی از شما دارند یا در مورد چیزی که به آنها گفته اید مبهم هستند ، بنابراین هیچ گونه سردرگمی وجود ندارد. سپس ، مجدداً از آنها برای ملاقات با شما قبل از پایان گفتگو تشکر کنید.
در صورت امکان ، راه حل ها یا بهبودهایی را برای آینده ارائه دهید
نکات
- هرگز عصبانی نشوید ، نامه ننویسید یا مکالمه ای نداشته باشید. چند نفس بکشید تا قبل از شروع به آرامش برسید تا سرتان شفاف باشد.
- از گفتگو با کسی در حضور دیگران اجتناب کنید. منتظر بمانید تا آنها برای گفتگو در دسترس باشند و به صورت خصوصی با آنها ملاقات کنید.
